Propojení e-shopu s ERP systémy Solitea Money

Vždy když začínáme spolupracovat s klientem, který používá Money S3/S4/S5, máme drobný úsměv na rtu. Víme totiž, že propojení těchto ERP na náši e-shopovou platformu je bezproblémové a zpravidla má klient dobře zmapované procesy související s workflow objednávky, zboží a zákazníků. 

3 základní cesty integrace systémů

Výsledná integrace ERP a e-shopu odráží specifické potřeby klienta. Pro zjednodušení si představíme základní 3 přístupy k propojení systémů. Ty se  prakticky liší rozsahem propojení mezi systémy v návaznosti na workflow skladu a práce s objednávkami. 

1. Základní integrace

Základní integraci nejčastěji volíme u klientů, kteří využívají jednodušší ERP konkurenčních výrobců. Často jde o menší klienty, kteří mají zpravidla desítky online objednávek denně. V rámci základní integrace se bavíme pouze o aktualizaci skladových položek a exportu e-shopem vygenerovaných objednávek a faktur do ERP / účetního systému. Jinými slovy všechny agendy spojené s online prodejem jsou zpracovávány na straně e-shopu a výsledky procesu (faktury, objednávky) se zasílají již v koncových stavech do ERP systému. Tyto exporty jsou často realizovány dávkově za pomocí XML souborů, které jsou generovány v časových intervalech nebo na vyžádání obsluhy e-shopu (přes tlačítko či trigger).

2. Standardní integrace

Jiná situace je u klientů využívajících např. ERP Money S3 a S4. V těchto implementacích využíváme to nejlepší z obou systémů. Agendy typické a potřebné výhradně pro e-shop jsou spravovány skrze administraci e-shopu.  Jde např. o články, blog, parametrickou filtraci, práce s velkými fotkami, videi u zboží,  napojení na analytické a marketingové systémy, práce se slevami, exporty pro zbožové porovnávače, SEO specifika a desítky dalších agend. 

ERP se na druhou stranu bez vědomosti e-shopu stará o H.R. procesy, účetnictví, celofiremní data, statistiky, práci s řízeným skladem atp.

Každý systém si nese svou specializaci a dělá to, v čem je skvělý. Jsou však oblasti, ve kterých musí systémy bezchybně spolupracovat. K integraci využíváme Money e-shop konektor a primárně řešíme následující agendy:

1. Agenda zboží – export údajů z ERP na e-shop
   • Údaje o zboží si e-shop přes můstek importuje několikrát denně – v závislosti na fluktuaci produktové nabídky klienta během dne.
2. Skladová dostupnost
   • V častějších intervalech se aktualizuje skladovost a ceny produktů. Z těchto údajů se dle různého sortimentu dopočítává dostupnost produktů na e-shopu. E-shop si samozřejmě mezi časy aktualizací sám počítá rezervace a dle nastavení povolí/nepovolí jít do mínusu.
   • Klienti zpravidla nemají pouze jeden hlavní sklad, ale pracují i se zbožím na prodejnách či vedlejších skladech. Je třeba znát rozložení konkrétních skladových položek. S tímto rozdělením poté počítáme v nabídce produktů na e-shopu včetně možnosti osobních odběrů.
3. Kategorie zboží
   • Na e-shop se přenáší kategorie z Money, ve kterých je zařazeno zboží. Kategorizace zboží na e-shopu však může být jiná, protože potřeby nakupujícího jsou často jiné a je třeba brát mj. ohled i na SEO potřeby (použití správných klíčových slov pro pojmenování kategorie, apod.).
4. Agenda objednávky – export z e-shopu do Money S4
   • Objednávky se vyřizují na e-shopu, jakmile jsou připravené pro fakturaci a expedici, nastaví se do stavu, ze kterého se přenáší do Money. Průběžně je zboží v nevyřízených objednávkách (rezervace) odečítáno od skladové dostupnosti.
   • Editace položek objednávky probíhá primárně na e-shopu, po přenosu objednávky do Money již nedochází k automatické aktualizaci.
5. Transakční e-maily 
   • Posílají se přes e-shop, který zpravidla bývá napojen na specializovanou emailingovou službu typu Ecomail, Mandrill apod.

Existuje takřka neomezené množství možností individualizace propojení. Výše zmíněný výčet berme jako základní možnosti, od kterých se dále odvíjí komunikace o individualizaci propojení systémů.

3. Pokročilá integrace

Náročnější integraci Money S4/S5 a e-shopu jsme prováděli např. pro e-shop d-sport.cz. Klient má kromě hlavního skladu, individuální sklady v každé z kamenných prodejen. Bylo zapotřebí kromě standardního napojení na Money, připravit systém pro vícepoložkové e-shopové objednávky, jejichž zboží bylo k dispozici na dvou a více skladech. Proces navržený našimi kolegy v 3IT počítá se všemi případy, které mohou nastat a věřte, že je jich opravdu mnoho. 

Co se stane, když si někdo na e-shopu objedná boty v poslední velikosti, které v té době reálně zkouší zákazník na prodejně? Jak ekonomicky nejlépe a zároveň nejrychleji expedovat objednávku, která obsahuje 3 položky, kde každá z nich je na jiné prodejně v jiném městě? Jak evidovat zboží na cestě mezi prodejnami? Když do procesu začleníte vratky, reklamace a to vše si představíte ve větším než malém množství objednávek denně, které se expedují do 14 zemí v 9ti měnách. Když přičteme různé exporty do lokálních marketingových a analytických systémů a marketplaců třetích stran…. Pak je jasné, že d-sport musí řídit kromě skvělých lidí i silné, škálovatelné a stabilní e-shopové řešení. A je tomu tak. E-shop v mnoha agendách komunikuje s Money S4.  Pro zajímavost Vás níže necháme nahlédnout pod technickou pokličku:

Zpracované agendy

1. V pravidelných intervalech e-shop do Money S4 zasílá – hlavičky objednávek, položky objednávky, údaje zákazníka. Zabezpečení zasílání probíhá formátem XML do připravených tabulek v e-shop konektoru na straně Money S4. Data si poté Money bez účasti e-shopu zpracovává samo.
   • E-shop zasílá podle stavu objednávky podklady pro vytvoření skladových dokladů, jako jsou předpřevodka, příjemka předpřevodky, převodka, objednávka, vratka, výdejka.
2. Pravidelná aktualizace produktů je rozdělena do 3 samostatných částí:
   • Hlavní údaje o produktu 
   • Skladovost produktů (10+ prodejen, hlavní sklad) – počet kusů na jednotlivých prodejnách / skladech.
   • Parametry produktů

Obr. 1:Ukázka XML souboru s produkty a parametry 

Obr. 2: Ukázka vratky

Níže přikládáme ukázku zjednodušeného schématu Procesu vyřízení objednávky na e-shopu a její přenesení do Money S4. Realita je často daleko složitější, záleží vždy na požadavcích daného e-shopu, prodejen, typů doprav atd. 

Ať už zvolíte jako e-shopový zákazník řešení od Money nebo jiného dodavatele ERP, vždy mějte na paměti základní doporučení. Aby vám vámi zvolený ERP systém skutečně pomáhal, zefektivnil vaši práci a snížil chybovost, musí být připraven tak, aby odrážel vaše firemní procesy. Často vidíme případy, kdy klient přizpůsobuje procesy možnostem ERP i e-shopu, které jej často businessově brzdí.

Proto je potřeba si vždy s odborníky zmapovat firemní procesy a počítat s varianou, že budete mít o jeden řád více objednávek a položek. Když si takto nadimenzujte svá očekávání, systémy Vám budou pomáhat, šetřit čas a omezovat chybovost lidského faktoru v celém řetězci od objednání po finální dodání zboží zákazníkovi.